Privacy

Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van Kind en Gezin, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Kind en Gezin verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar Kind en Gezin. Kind en Gezin is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van Kind en Gezin door te mailen naar privacyoffice@kindengezin.be of een brief te richten aan Privacy Office Kind en Gezin op bovenvermeld adres. In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze dienstverlening of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Welke gegevens verwerken we? 

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen op wie de gegevens betrekking hebben(bv. kind, ouder, organisator of medewerker van een erkende of vergunde voorziening, …). De rechtsgrond voor de gegevensverwerking vindt u in de toepasselijke regelgeving over de dienst die we verlenen.

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens per dienst die wordt verleend

1. Organisatie van de preventieve gezinsondersteuning In dit kader verwerken we gegevens over kinderen en hun gezinnen die gebruik maken van onze dienstverlening, en over medewerkers van voorzieningen actief binnen het domein van de preventieve gezinsondersteuning (vertrouwenscentra kindermishandeling, centra voor kinderzorg en gezinsondersteuning, huizen van het kind en aanbodvormen binnen de huizen van het kind, …) die door Kind en Gezin zijn erkend, vergund of gesubsidieerd. Het betreft identificatiegegevens, financiële bijzonderheden, persoonlijke kenmerken, fysieke gegevens, leefgewoonten, klachten, incidenten of ongevallen, samenstelling van het gezin, gerechtelijke gegevens, consumptiegewoonten, woningkenmerken, gezondheidsgegevens, opleiding en vorming, beroep en betrekking, maatregelen inzake jeugdhulp, rijksregisternummer. Indien dit relevant is voor de dienstverlening kunnen ook gegevens m.b.t. de etnische afkomst worden verwerkt.

2. Regie van de kinderopvang Dit behelst o.m. het verlenen van erkenningen, vergunningen en attesten van toezicht, het subsidiëren van opvangvoorzieningen, het toezicht op de correcte naleving van de regelgeving, de handhaving, de facturatie, invordering of terugvordering van niet- of onterecht betaalde subsidies, het informeren van ouders, het verwerken van gegevens voor beleidsdoeleinden, …). Daarvoor worden persoonsgegevens verwerkt van de ouders en de opgevangen kinderen, van de organisatoren en de medewerkers van opvangvoorzieningen en andere personen die in direct contact komen met de kinderen. Het betreft identificatiegegevens, financiële bijzonderheden, persoonlijke kenmerken, klachten, incidenten of ongevallen, samenstelling van het gezin, gezondheidsgegevens, gerechtelijke gegevens, opleiding en vorming, beroep en betrekking en het rijksregisternummer.

3. Adoptie Inzake adoptie verwerken we persoonsgegevens van kandidaat-adoptanten en adoptiekinderen, van medewerkers van bij de adoptie betrokken diensten die door Kind en Gezin zijn erkend of vergund, en van de leden van het raadgevend comité voor adoptie. Het betreft identificatiegegevens, financiële bijzonderheden, persoonlijke kenmerken, fysieke gegevens, leefgewoonten, samenstelling van het gezin, gerechtelijke gegevens, woningkenmerken, gezondheidsgegevens, opleiding en vorming, beroep, filosofische of religieuze overtuiging, klachten, incidenten of ongevallen en het rijksregisternummer.

4. Regie van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid ( vanaf 1 januari 2019): identificatiegegevens, financiële bijzonderheden, persoonlijke kenmerken, samenstelling van het gezin, gegevens over de kinderopvang, gegevens over pleegzorg en adoptie, opleiding en vorming, beroep en betrekking, gezondheidsgegevens en gerechtelijke gegevens

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens? 

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.
We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen, mondeling of schriftelijk, per e-mail, in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen.

Daarnaast vragen we gegevens op bij andere diensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. excel Een overzicht van de gevallen waarin wij gemachtigd zijn om gegevens op te vragen bij andere overheidsdiensten.

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. Het gaat in het bijzonder om de volgende diensten:

  • onze dienstverlening inzake preventieve gezinsondersteuning
  • onze dienstverlening inzake kinderopvang
  • onze dienstverlening inzake adoptie
  • onze dienstverlening inzake de toelagen in het kader van het gezinsbeleid

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in:



Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten of de termijn die wettelijk is vastgelegd. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.
Voor bepaalde specifieke diensten doen wij beroep op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. Hierbij vindt U een overzicht van de verwerkers op wie we een beroep doen. U kunt dat overzicht ook aanvragen.
  • Kind en Gezin-Lijn: een callcenter dat instaat voor uw eerstelijnsvragen
  • LDV United – onze communicatiepartner
  • Gobiquity – onze technologiepartner voor oogscreening
Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken. Een overzicht van de gevallen waarin andere overheidsdiensten bij ons persoonsgegevens kunnen opvragen:
  • Statistiek Vlaanderen.
  • De provinciale steunpunten sociale planning.
  • Departement bestuurszaken Vlaamse overheid.
  • Departement Welzijn Volksgezondheid en Gezin Vlaamse overheid.
Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).
Uitzondering hierop zijn de gegevens van adoptanten die een kind wensen te adopteren in een land buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval dienen we, conform de toepasselijke adoptiewetgeving, het dossier betreffende de kandidaat-adoptanten te bezorgen aan de bevoegd autoriteiten in het land van herkomst.
We maken gebruik van Office365, een cloudserviceplatform van MicroSoft. We gebruiken dit platform echter enkel als intern samenwerkingsplatform met onze partners, en communiceren hier niet over individuele dossiers. In uitzonderlijke gevallen encrypteren wij uw gegevens, waarbij de encryptiesleutel niet bij MicroSoft wordt bewaard. MicroSoft is daarenboven aangesloten bij het Privacy Shield.
Om te weten welke acties we daarvoor ondernemen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming, privacyoffice@kindengezin.be.

Wat zijn uw rechten?
Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.

U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met privacyoffice@kindengezin.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming privacyoffice@kindengezin.be. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. 

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Wij vragen regelmatig externe audits door gespecialiseerde firma’s en nemen passende maatregelen. Indien u bezorgdheden hieromtrent hebt, kan u contact opnemen met privacyoffice@kindengezin.be.
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.