Stappenplannen


Registreren en aanmelden als organisator

HOE MOET IK MIJ REGISTREREN?


Stap 1

Open de mail van Kind en Gezin en klik op de link ‘wachtwoord instellen’. Via de link ga je naar volgend internetadres: aaron.kindengezin.be.


                           Wachtwoord instellen als organisator 

Stap 2


Typ twee keer het wachtwoord in dat je verder zal gebruiken voor het systeem. Klik op ‘instellen’.

                          Geef nieuw wachtwoord


Stap 3

Geef opnieuw je e-mailadres (waarmee je gekend bent bij Kind en Gezin)  en je wachtwoord in. Klik op ‘inloggen’.


                         Inloggen organisator email adres

Stap 4


Je komt op een scherm met de vermelding van je opvanglocatie(s).


                        Vermelding van je opvanglocatie(s)


Stap 5

Klik op je opvanglocatie(s) en maak  per locatie een pincode aan waarmee jij of de verantwoordelijke van de opvanglocatie zich kan aanmelden.

                       Kind toevoegen     

                                                                                            Geen pincode ingesteld voor deze opvang
Stap 6

Geef de pincode door aan de verantwoordelijke van de opvanglocatie.


Tips voor je pincode: een pincode is persoonlijk en geeft toegang tot je persoonlijke gegevens. Hierbij een aantal tips:

  • een pincode kan minimum 4 cijfers bevatten en maximum 6
  • kies geen eenvoudige code zoals ‘0000’ of ‘1234’
  • bewaar de pincode niet op een zichtbare plaats
  • als een verantwoordelijke of medewerker  die de pincode kent, de opvanglocatie verlaat, wijzig de pincode onmiddellijk

HOE MOET IK MIJ AANMELDEN ALS ORGANISATOR?

Open AARON via het internetadres: aaron.kindengezin.be of de app.

  •  Wil je inloggen als opvanglocatie klik op de tegel ‘ik ben een opvanglocatie’. Volg het stappenplan
    ‘aanmelden als opvanglocatie’.
  • Wil je inloggen als organisator klik op de tegel ‘ik ben een organisator’, volg de stappen hieronder.

Stap 1

Open AARON via het internetadres: aaron.kindengezin.be of de app. Klik op de tegel ‘ik ben een organisator’.

Welkom bij AARON ouder

Stap 2

Log in met je e-mailadres waarmee je geregistreerd bent bij Kind en Gezin en je eerder gekozen wachtwoord.


Inloggen geregistreerd wachtwoord

Stap 3

Als je correct bent ingelogd dan kom je op een scherm met een overzicht van je locatie(s).


Welkom terug registreren en aanmelden organisator



 



Aanmelden als opvanglocatie

WAT HEB JE NODIG OM AARON TE GEBRUIKEN?

Je moet beschikken over

  • een smartphone, tablet of PC/laptop met een webcamera
  • over een internet-verbinding beschikken
  • als browser gebruiken : Chrome, Firefox of Internet Explore, Edge of Opera
  • je persoonlijke pincode voor je locatie (ontvangen door je organisator) als je meerdere locaties hebt.
Het is mogelijk om offline de aanwezigheden te registeren. Voor andere wijzigingen moet je wel online zijn. Er is geen installatie nodig.

HOE MOET IK MIJ AANMELDEN?

Stap 1

Open het systeem via volgend internetadres: aaron.kindengezin.be.

Stap 2

Klik op ‘ik ben een opvanglocatie’.

                                Welkom bij AARON ouder                

Stap 3

Geef je volledige dossiernummer (=dit is het nummer die je ontvangen hebt samen met de vergunning van Kind & Gezin of via je organisator) in.

                               Vul je volledige dossiernummer in                                         
                              
De naam en het adres van je locatie verschijnen onder de balk. Klik op verder.

Naam en adres van locatie

Stap 4

Log je in met je pincode.

Log in met je pincode

Als je pincode correct is dan kom je op een scherm
  • met de boodschap dat er nog geen kinderen gekoppeld zijn aan je locatie
  • of een scherm met een overzicht van de kinderen en de aanwezigheden

Boofschap nog geen kinderen locatie     Scherm overzicht kinderen aanwezigheden

Registratie van de kinderen

Wanneer je voor het eerst gebruikt maakt van AARON zijn er nog geen kinderen geregistreerd in het systeem.

Elk kind moet geregistreerd worden en/of nieuwe kinderen moeten worden toegevoegd. Elk kind krijgt een persoonlijke ‘QR-code’-kaart, die je aan het kind moet koppelen.


EERSTE REGISTRATIE VAN KINDEREN IN JE OPVANG

Stap 1

Log in bij AARON als organisator of opvanglocatie. Je krijgt een scherm met de melding dat er nog geen kinderen geregistreerd zijn bij jouw locatie.

                                            Boofschap nog geen kinderen locatie



Stap 2

Klik op het veld ‘Kind toevoegen’ rechtsboven in het scherm of via de balk in het scherm zelf. Geef de voornaam en achternaam van het kind in. Het systeem gaat na of het kind gekend is.


Hoe heet het kind


                                                                                                                                                              Hoe heet het kind zoekresultaten Paulien



Stap 3

Wanneer je een kind voor de eerste keer registreert, vul je zoveel mogelijk velden in. Klik daarna op ‘verder’. Vergeet niet de contactpersonen van het kind toe te voegen.


Vul onderstaande velden in

Richtlijnen bij het invullen van de velden

VELDEN GEGEVENS VAN HET KIND (VERPLICHT):

  • Voornaam en achternaam kind: hier noteer je de correcte/officiële voornaam en achternaam van het kind. Heeft een kind meerdere voornamen, dan is het voldoende om enkel de eerste voornaam te noteren.
  • Geboortedatum: hier noteer je de geboortedatum van het kind. De geboortedatum is belangrijk omdat het recht op de kinderopvangtoeslag vervalt op de leeftijd van 2 en een half jaar tenzij het kind later naar school gaat. De datum noteer je als volgt: DD/MM/JJJJ.
  • Geslacht: hier noteer je het geslacht van het kind, Je klikt Jongen of Meisje aan

VELDEN CONTACTGEGEVENS: GEGEVENS VAN DE OUDER OF VOOGD (NIET VERPLICHT)

  • Noteer hier de voornaam en de achternaam van de ouder of voogd.
  • het e-mailadres van de ouder of voogd. Op dit e-mailadres ontvangt de ouder of voogd een mail met bevestiging van de registratie en een link om zelf een profiel aan te  maken op AARON.

Je kan maximum 5 contacten invullen per kind.


KIND KRIJGT GEEN KO-TOESLAG

Vink dit veld aan als je een kind registreert dat geen Kinderopvangtoeslag krijgt. Dus alle kinderen die:

  • niet betalen voor de opvang 
  • geen rijksregister- of INSZ-nummer hebben
  • waarvan de ouders de Kinderopvangtoeslag niet willen ontvangen.

Stap 4

Neem een nieuwe ‘QR-code’-kaart en scan ze in met je camera.

Kaartje AARON          QR-code manueel

Stap 5

Controleer of de registratie gelukt is.

                                                                                     
Jules geregistreerd in opvang


Als de registratie niet gelukt is, krijg je een boodschap, volg dan één van volgende stappen

  • probeer het opnieuw
  • registreer manueel, geef hiervoor de cijfercombinatie in die je kan vinden onder de QR-code
  • neem contact op met de helpdesk

                                                    Cijfers QR-code

Stap 6

Als de registratie in orde is, noteer je (of de ouder) de naam van het kind op de achterzijde van de ‘QR-code’-kaart. Geef de kaart aan de ouder of voogd.


                                                   Schrijf hier je naam van je kind  


HOE VOEG JE EEN NIEUW KIND TOE?

Stap 1

Klik op het veld ‘Kind toevoegen’ rechtsboven in het scherm. Geef de voornaam en achternaam van het kind in. Het systeem gaat na of het kind gekend is.

                                                   Hoe heet het kind

Stap 2

  • Als het kind niet gekend is, dan zet je dezelfde stappen als bij de eerste registratie van een kind in je opvang.
  • Als het kind gekend is, dan krijg je een overzicht van kinderen met de opgegeven naam. 
    • staat het juiste kind op de lijst klik dan op ‘Toevoegen’. Het kind wordt dan automatisch gekoppeld aan je opvanglocatie en je kan de eerder gekregen QR-code verder gebruiken. Je krijgt een boodschap dat het kind correct is toegevoegd.
    • is het niet het juiste kind dan klik je op ‘Nieuw kind toevoegen’ en zet je de stappen zoals bij de eerste registratie van een kind in je opvang.

                Hoe heet het kind zoekresultaten Jules
                                                                                                                                                                            Jules geregistreerd in opvang

Registratie van de aanwezigheden

  • Om de uren van de opvang te registreren moet de ouder/voogd bij het aankomen en vertrekken de QR-code van het kind voor de webcamera houden in de opvang. Ze kunnen het kind ook registreren met de code die op de kaart vermeld staat.
  • !!! Om te kunnen registreren heb je een pincode nodig. Heb je maar één locatie dan kan je registeren vanuit de rol ‘organisator’.
  • Klik op ‘registratiescherm’ om te activeren.

REGISTRATIE VAN DE AANKOMST- EN VERTREKUREN

REGISTREER HET UUR DAT HET KIND AANKOMT

Stap 1

Klik op ‘Welkom in de opvang’.


                                            welkom in de opvang - tot de volgende keer            

Stap 2

Scan de QR-code van het kind in via de camera van je toestel. Je krijgt dan een scherm dat aantoont dat de registratie wordt verwerkt. Als je niet via de camera werkt, geef dan de cijfercode manueel in.


Figuur scan QR-code              Cijfers QR-code

Stap 3

Controleer of de registratie gelukt is. Je krijgt hierna een scherm met de naam van het kind en het tijdstip waarop het kind in de opvang is aangekomen.

Scherm uur aanmelding

REGISTREER HET UUR DAT HET KIND VERTREKT


Stap 1

Klik op ‘Tot de volgende keer’.

                                  welkom in de opvang - tot de volgende keer

Stap 2


Scan de QR-code van het kind in via de camera van je toestel. Je krijgt dan een scherm dat aantoont dat de registratie wordt verwerkt. Als je niet via de camera werkt, geef dan de cijfercode manueel in.

Figuur scan QR-code         Cijfers QR-code

Stap 3

Controleer of de registratie gelukt is. Je krijgt hierna een scherm met de naam van het kind en het tijdstip waarop het kind de opvang verlaat.


Scherm uur afmelding









Opvolgen van de registraties

HOE ZIE IK EEN OVERZICHT VAN DE REGISTRATIES?

  • Als opvanglocatie log je in met je pincode, je komt rechtstreeks op het scherm met een overzicht van de aanwezigheden.
  • Als organisator log je in met je wachtwoord.
    • heb je maar één locatie dan kom je rechtstreeks op het scherm met een overzicht van de aanwezigheden
    • heb je meerdere locaties dan krijg je een overzicht van de locaties. Als je een locatie aanklikt, krijg je de aanwezigheden in de gekozen locatie te zien.

WAT KAN IK ZIEN OP OVERZICHTEN?

Het scherm bevat volgende informatie en velden:

  • rechts bovenaan de rol (organisator/locatie,……) waarmee je bent aangemeld
  • registraties = een overzicht van de geregistreerde kinderen (kan per maand of per week)
  • opgeladen gegevens = een overzicht van de aanwezigheden die aan Kind en Gezin werden doorgestuurd. Al dan niet met vermelding van fouten in de registraties
  • gesloten maand = hier kan je aanduiden of je opvang gedurende een volledige maand gesloten is
  • kinderen = een overzicht van alle kinderen die aan jouw opvanglocatie gekoppeld zijn
  • de periode waarop de aanwezigheden betrekking hebben
  • een zoek scherm om bv de aanwezigheden van een bepaald kind op te zoeken
  • een overzicht van de kinderen en het aantal uren dat ze in de opvang aanwezig waren
  • de velden van aanwezigheid
    • een veld dat in het groen staat is in orde
    • een veld dat in het rood staat wil zeggen dat er iets fout is met de registratie bv het vertrekuur ontbreekt
    • grijs met een + wil zeggen dat het kindje die dag niet aanwezig was 
    • groen met vermelding ‘nu aanwezig’ = kind is momenteel in je opvang aanwezig
HOE DOE IK AANPASSINGEN AAN DE REGISTRATIES?

Fouten in de registraties kan je op verschillende manieren zien of vernemen:
  • in je overzicht staan velden in het rood
  • je krijgt een boodschap in het systeem dat er een fout zit in wat er werd doorgegeven aan Kind en Gezin
  • de ouder laat weten dat er iets niet klopt
Kind en Gezin neemt contact met je twee kinderen terugvinden in de kruispuntbank met dezelfde gegevens.

Pas op!
  • alle rode velden moeten aangepast en verwerkt zijn voor de 7e van de maand
  • Als opvanglocatie kan je slechts tot 2 maanden terug wijzigingen aanbrengen. De organisator kan tot 5 jaar wijzingen doorgeven.

Fouten in de registraties

FOUTMELDING IN OVERZICHT VAN DE AANWEZIGHEDEN


Een rood veld in het overzicht van de aanwezige uren, wijst op een probleem.

Stap 1

Klik op het rode veld.

Rode veld

Stap 2


Bekijk wat er fout is bij de registratie.


Fout bij registratie

Stap 3

Pas de fout aan of verwijder de foute uren (via het vuilnisbakje) en klik op ‘Registratie opslaan’ opslaan’.

JE KREEG EEN FOUTMELDING OP HET OVERZICHT IN HET SYSTEEM

Wanneer de registraties bij Kind en Gezin binnenkomen, gebeuren er een aantal controles. Als er fouten worden gevonden, dan kan je dit zien in de schermen met de nodige uitleg over de gevonden fout

Stap 1

Log in als organisator en klik op ‘Opgeladen’. Je krijgt onderstaand scherm.

  • Is er geen markering dan zijn de registraties correct verwerkt.
  • Is er een rode markering bij de naam van de locaties, dan is er een fout bij de registratie.
    • rode klok = fout in de tijdsregistratie
    • rode wolk = fout bij doorgestuurde gegevens naar Kind en Gezin

Roze wolk


Stap 2


Klik op de locatie waarvoor je de registraties wil bekijken. Via ‘Opgeladen’ kan je nagaan
  • wat correct is verwerkt
  • waar er fouten zitten in de verwerking
  • wanneer het systeem de registraties doorstuurt naar Kind en Gezin

Stap 3


Is er een fout, pas deze aan en klik op ‘Wijziging opslaan’.

DE OUDER LAAT WETEN DAT ER EEN FOUT IS


Het kan voorvallen dat een ouder heeft ontdekt  dat er een fout zit in de uren dat hun kind in je opvang was, zoals:

  • de uren kloppen niet
  • mijn kind was in de opvang maar is op die dag niet geregistreerd

Stap 1

Klik op de dag waarvan de ouder zegt dat er een fout is in de aanwezigheden

  • een groen kader als de uren niet kloppen
  • het grijze kader met een + als alle uren ontbreken

Stap 2


Pas de fout aan en klik op ‘Wijziging opslaan’.