Veel gestelde vragen


Algemene informatie over AARON

Waar kan ik ondersteuning vinden?

Wil je meer informatie over hoe het systeem werkt of heb je een vraag:

  • Klik op het icoontje rechtsboven.                   Symbool startscherm
  • Je komt op de hoofdpagina.
  • Klik op ‘Hoe werkt Aaron?’, op de volgende pagina zie je een link naar de stappenplannen en de antwoorden op veel gestelde vragen.

Hoeveel ruimte zal het systeem innemen op smartphone of tablet?

Zeer weinig, vergelijkbaar met een 10-tal foto’s.

Is het systeem ook beschikbaar in andere talen?

Nee, het systeem is enkel in het Nederlands
.
Moeten de ouders toestemming geven om de gegevens door te geven aan Kind en Gezin?

Nee, dit hoeft niet omdat het doorgeven van de gegevens wettelijk verplicht is.

Registreren en aanmelden als organisator

Ik ben de e-mail kwijt om mij te registeren op AARON. Kan ik mij op een andere manier registreren?

  • Neem contact op met je klantenbeheerder, je klantenbeheerder zal je de link doormailen om toegang te krijgen tot AARON.
  • Klik op het startscherm aan ‘Ik ben organisator’
  • Klik op ‘wachtwoord vergeten’ en volg onderstaande stappen..

Ik ben mijn wachtwoord vergeten?

STAP 1

Klik op ‘wachtwoord vergeten?’

Inloggen als organisator registreren aanmelden organisator

STAP 2

Geef je e-mailadres in waarmee je bij Kind en Gezin bekend bent. Je krijgt nu een e-mail toegestuurd waarmee je je wachtwoord  kan wijzigen.

Nieuw wachtwoord registreren aanmelden organisator

STAP 3

Ga naar je mailbox en open de e-mail. Klik op de link ‘wachtwoord instellen’.


STAP 4

Geef  een nieuw wachtwoord in.

Geef je nieu wachtwoord in

We werken met verschillende organisatoren met eenzelfde e-mailadres, kunnen we wisselen van login?

Ja, je kan wisselen via de pijl naast je OB-nummer.


Welkom terug zoeken in jouw opvangocaties

                                                                                         De Boskabouters

Ik wil achteraf instappen in het systeem. Hoe moet ik dit regelen?

  • Informeer je klantenbeheerder.
  • Kind en Gezin stuurt je een mail met een link en bezorgt je een aantal QR-kaartjes
  • Maak je account aan (zie stappen hierboven).

Mijn e-mailadres is gewijzigd met welk mailadres moet ik inloggen?

Je geeft je nieuw e-mailadres door aan je klantenbeheerder. Je logt in met je nieuw mailadres, deze werd gekoppeld met het wachtwoord van het vorig e-mailadres.

Hoe kan ik een pincode voor een locatie wijzigen?


Tips voor je pincode: een pincode is persoonlijk en geeft toegang tot je persoonlijke gegevens. Hierbij een aantal tips:

  • een pincode kan minimum 4 cijfers bevatten en maximum 6
  • kies geen eenvoudige code zoals ‘0000’ of ‘1234’
  • bewaar de pincode niet op een zichtbare plaats
  • als een verantwoordelijke of medewerker  die de pincode kent, de opvanglocatie verlaat, wijzig de pincode onmiddellijk

Stap 1

Log in op AARON als organisator. Je krijgt een overzicht van de opvanglocaties die verbonden zijn aan jouw organisatie.


Welkom terug registreren en aanmelden organisator


Stap 2


Klik op een opvanglocatie, je komt op een scherm met een overzicht van de aanwezigheden in deze
locatie. Klik linksboven op de pijl naast ‘Meer acties’. Klik op ‘wijzig pincode’ en geef een nieuwe pincode in.

Kind toevoegen

Stap 3


Geef de pincode door aan de verantwoordelijke van de opvanglocatie.


Aanmelden als opvanglocatie

Mijn pincode werkt niet of is fout?

AIs je pincode fout is dan krijg je een foutboodschap. Verwijder je ingegeven code en probeer opnieuw.
Blijft het probleem terugkeren, contacteer dan je organisator en vraag naar een nieuwe pincode.

Pincode aanmelden opvanglocatie

Ik ben verhuisd, wat nu?

Meld je aan als organisator met je e-mail en wachtwoord, je nieuwe dossier zal zichtbaar zijn. Geef een nieuwe pincode en koppel de kinderen aan je nieuwe locatie. De locatie op het vorig adres wordt stopgezet, de registraties kunnen wel nog aangepast worden.

Registratie van de kinderen

Hoeveel QR-codes (of kaartjes) zijn er per kind?

Elk kind krijgt 1 QR-codekaart. De QR-code kan op verschillende manieren gebruikt worden door verschillende contactpersonen:
  • je kan de QR-code afprinten en bv. doorgeven aan de grootouder.
  • je kan de QR-code opslaan op je smartphone/Iphone/tablet/…
  • je kan een lijst met de QR-codes afprinten en op een veilige plaats bewaren.
  • je kan, als ouder, de QR-code vragen via de opvang.

Wat moet ik doen met de QR-kaart als een kind niet meer naar de opvang komt?

Je mag de kaart vernietigen.

Kan ik een overzicht zien/printen van de kinderen die verbonden zijn aan mijn locatie?

Je kan een overzicht van de kinderen raadplegen door in de keuzebalk op ‘Kinderen’ te klikken. Je krijgt een overzicht van de geregistreerde kinderen.

Overzicht kinderen registratie kinderen
  
Je kan deze lijst printen en bijhouden. Hang deze lijst niet op in de opvanglocatie, de codes behoren tot de privacy van elk kind.

Kan ik een overzicht zien/printen van enkel de kinderen die aanwezig zijn?

Nee, dit kan niet. Je kan enkel een lijst printen van alle kinderen die verbonden zijn aan je locatie.

Wat doe ik als een kind eerst wel in de opvang werd ingeschreven en dan toch naar een andere opvang gaat?

Klik op de naam van het kind. Op het scherm met de gegevens van het kind vink je het vakje ‘actief’ uit.


Actief
 
De opvang stopt, wat doe ik met de QR-code?

Je mag de code vernietigen.

Mag ik het mailadres van bv. de schuldbemiddelaar ingeven?

Ja, dat mag.

De opvang stopt maar het kind blijft in de lijst staan. Kan ik het kind verwijderen?


Klik op de naam van het kind. Op het scherm met de gegevens van het kind vink je het vakje ‘actief’ uit.


Actief
  
Je kan het kind wel nog steeds opzoeken om eventuele aanpassingen te doen aan foute aanwezigheden.
 
 

Registratie van de aankomst- en de vertrekuren

De ouder is vergeten in- of uit te scannen?

Als een kind op een dag twee keer aankomt (bv. kind gaat over de middag naar huis) en de ouder vergeet het vertrek te registeren , dan krijg hij/zij een scherm met de vraag om een medewerker van de opvang te raadplegen.


Fout in de registratie aankomst vertrek kind

STAP 1


Log in met je pincode.


Pincode aankomst vertrek     Pincode bezig met verwerken aankomst vertrek

STAP 2

Check het kind manueel in of uit door te klikken op ‘aankomst/vertrek'.

Manueel vertrek aankomst kind

De QR-code werkt niet?

Wanneer de QR-code niet werkt, krijg je een foutmelding.

STAP 1

Klik op de balk ‘Opnieuw proberen’ en kies in het volgende scherm om de QR-code manueel in te geven.


QR-code manueel

STAP 2

Geef de cijfercode (zes cijfers) in die bij de QR-code staat.

QR-code 6 cijfers aankomst vertrek kind


De ouder is zijn QR-code kwijt of heeft meerdere QR-codes nodig (partner, grootouder,…) Waar kan ik deze halen?


STAP 1


Klik op het veld ‘Kinderen’.

Veld kinderen aankomst vertrek

STAP 2

Klik op de QR-code, je kan nu kiezen om je

  • QR-code uit te vergroten
  • af te printen

Je kan de QR-code ook opslaan op je computer of op je smartphone bv via Stocard.



Ik ben een maand gesloten, moet ik dit melden?

Wanneer je opvanglocatie geen enkele dag, tussen de eerste en de laatste dag van de maand open bent dan moet je dit melden., Je meldt dit als volgt:

  • Klik in het registratiescherm op het veld ‘gesloten maand’.
  • Scrol naar de maand dat je gesloten bent en
  • klik op  ‘Opslaan’

Ik ben een maand gesloten

Ben je toch in die maand aan aantal dagen open geweest dan kan je dit aanpassen.

Klik in het registratiescherm op het veld ‘gesloten maand’. Zoek de ‘gesloten maand’ in de lijst onderaan en klik op het vuilnisbakje naast de maand waarin je toch open bent geweest of zal zijn.

Moet de registratie van het begin- en einduur van de opvang door de ouders worden gecontroleerd en bevestigd?

Neen dit is niet verplicht. Ouders kunnen de informatie die de uitbetalers gebruiken voor de berekening van de kinderopvangtoeslag  raadplegen via het portaal “Mijn Groeipakket”

Is de ouder niet akkoord, dan kunnen ze dit met jou als organisator bespreken en kunnen de gegevens eventueel worden aangepast.

Worden het aantal openingsdagen opgevraagd om na te gaan of er niet teveel dagen worden doorgegeven?

Nee, er is geen automatische controle op het aantal dagen of uren. Uiteraard kunnen er wel steekproeven gebeuren op de correctheid van de gegevens en zullen er nooit meer dagen betaald worden dan het aantal dagen in de maand.

Wat met een kindje die gespreide periodes per dag aanwezig is?

Als de aanwezigheid van een kind in de kinderopvang gespreid is over verschillende periodes gedurende een dag, dan wordt voor de berekening van de kinderopvangtoeslag de verblijfstijden van die dag samengevoegd. Ook als een kind in meerdere opvanglocaties wordt opgevangen op 1 dag, worden de uren samengeteld

Moet ik naast de registratie met de QR-codes nog apart de aankomst- en vertrekuren voor Zorginspectie bijhouden?

Neen. Je hebt geen papieren versie meer nodig als alles correct is ingevuld en als je het systeem gebruikt op een toestel dat je kan meenemen naar buiten bij evacuatie (tablet, smartphone, laptop).


Opvolgen van de registraties

Kan ik prestaties per kind en per locaties opzoeken?

Ja, dat kan.

Stap 1

Typ in de zoekbalk wat je wil zoeken, klik op het vergrootglas. Je komt op een scherm met de zoekresultaten.

Welkom terug opvolgen registratie aanwezigheden

Stap 2

 
Klik op de lijn die je wil zien, dit kan zowel bij de locatie als bij een individueel kind.

Er gaat een kind naar school, moet ik dit melden?

Ja, zoek het kind.

  • of via de zoek
  • of via de registratie van de aanwezigheden

Klik op het kind waarvoor je wil melden wanneer het kind naar school gaat. Geef de datum in waarop het kind is ingeschreven op school.


                                                                                               Matteo gaat naar school

Kan ik het overzicht per week en per maand bekijken?

  • Je kan wisselen van week- naar maandoverzicht door op de kalender te klikken.
  • Klik hierna in de balk ‘overzicht’ en kies de manier waarop je de aanwezigheden wil bekijken.

                                                                                               Overzicht één maand

Overzicht per maand:


Overzicht per maand


Overzicht per week


Overzicht per week