Communicatie


Kennismaken

Goed begonnen is half gewonnen

  • Ouders die voor het eerst een opvang bezoeken, zijn benieuwd hoe het er aan toe gaat. Sommige ouders zijn goed voorbereid en weten precies wat ze willen, andere durven niet altijd de vragen stellen waar ze mee zitten. Wanneer iemand voor het eerst zwanger is, lijkt het allemaal nog ver weg en onwezenlijk, omdat het kind nog geboren moet worden.
  • De eerste kennismaking bepaalt de eerste indruk die ouders van de opvang krijgen. Je kan de ouders op hun gemak stellen door de tijd te nemen. Maak een afspraak op een rustig moment. Daarnaast willen de meeste ouders de opvang ook eens in werking zien.
  • Via uitgebreide informatie die ze bij een verkennend bezoek krijgen, kiezen de ouders de opvang die het best bij hen en hun kind past.
  • De kennismaking is meteen een eerste gelegenheid om het kind, zijn gezin en hun gebruiken te leren kennen. Wanneer ouders voelen dat de opvang openstaat voor hun gewoonten en rekening houdt met de eigenheid van elk kind, zullen ze zich al wat geruster voelen.

Info vanuit de opvang

  • Geef praktische informatie: de opvanguren, de prijs en wat erbij inbegrepen is (voor aangesloten onthaalouders doet de dienst voor opvanggezinnen dit).
  • Toon de ruimtes waarin de kinderen verblijven: de leefruimte, de verzorgingsruimte, de slaapplaats, de tuin, ... 
  • Overloop een doorsneedag. 
  • Vertel hoe de kinderen spelen en met welk speelgoed. 
  • Als er activiteiten buitenshuis zijn, leg dan uit hoe het vervoer wordt geregeld. 
  • Bespreek hoe opvang en ouders elke dag ervaringen kunnen uitwisselen. 
  • Vertel hoe en wanneer ouders in de opvang terechtkunnen met vragen en opmerkingen. 
  • Leg uit wat de opvang belangrijk vindt in de opvoeding van de kinderen. 
  • Zeg wat kinderen wel en niet mogen en hoe ze beloond en gestraft worden. 
  • Bespreek de huisregels. 
  • Vertel over de gezondheid van de kinderen: als een kind in de opvang ziek wordt, de hygiëne, wiegendoodpreventie, voeding, ... 
  • Laat eventueel zien waar en hoe er huiswerk gemaakt kan worden. 
  • Overloop samen de schriftelijke overeenkomst en het huishoudelijk reglement.    

Opnamebeleid

Voor ouders is de zoektocht naar kinderopvang niet altijd eenvoudig.  Ze stellen zich heel wat vragen:

  • Staan ze op een wachtlijst en hoe verloopt het verder?
  • Zijn er voorrangsregels en welke invloed heeft dat op hun vraag?
  • Zijn ze zeker van een plaats en vanaf wanneer kan hun kind bij de opvang terecht?

Omdat ouders zouden weten waar ze aan toe zijn:

  • Leg het opnamebeleid en voorrangsregels op voorhand vast.
  • Communiceer de aanpak duidelijk.

Een degelijke informatiebrochure helpt.

Zet in een brochure naast praktische informatie over de opvang zoals het adres, de openingsuren en -dagen, ook informatie over de inrichting, de aanpak van de veiligheid, de gezondheid, de visie op de omgang met kinderen, ouderparticipatie, … 

Afspraken maken

Met duidelijke afspraken en schriftelijke informatie weten de ouders wat zij mogen verwachten van de opvang en wat jij als opvang van hen verwacht.

Meer informatie over het huishoudelijk reglement en de schriftelijke overeenkomst vind je hier.

Communiceren met ouders

Ook na de start is een uitwisseling van ervaringen, verwachtingen, ideeën en eventuele opvoedingstips met de ouders belangrijk.

Op die manier worden de aanpak thuis en die in de opvang op elkaar afgestemd.

Door open te staan voor opmerkingen en suggesties, blijft men van elkaar leren en kan men elkaar ondersteunen.

Communicatiemogelijkheden

  • Breng- en haalmomenten
    • Maak tijd voor een babbeltje bij het brengen of afhalen van de kindjes.
      De ouders vertellen hoe het kind het thuis maakt en wat hun vragen of bezorgdheden zijn. De begeleider vertelt hoe het kind in de opvang is, stelt op zijn beurt eventueel vragen of uit zijn of haar bezorgdheid. 
    • Is er een bijzonder aandachtspunt waar je ongestoord dieper op wil ingaan? Maak een afspraak met de ouders op een rustig moment.
  • Het leefboek
    • In het leefboek staan de activiteiten, soms geïllustreerd met foto’s of tekeningen. Het geeft de ouders een beeld van wat er overdag in de opvang te beleven valt. Vaak nemen de ouders het boek een dagje mee, bv. om het eens aan oma en opa te laten zien. 
    • In de buitenschoolse opvang kunnen de kinderen zelf de leefboeken in elkaar steken.
  • Het heen- en weerschriftje
    • Dit schriftje gaat met het kind mee. Vragen, opmerkingen en bijzonderheden gaan zo van de opvang naar huis en andersom. 
  • Informele ontmoetingen
    • Een sinterklaasfeestje, een ontbijt, een knutselavond: op deze informele bijeenkomsten kunnen ouders en begeleiders elkaar op een andere manier ontmoeten en beter leren kennen. Ouders zien er andere ouders, vertellen over hun kinderen, praten over de opvang en over opvoeden.
    • Tip: organiseer bijeenkomsten rond veelgestelde vragen, zoals over zindelijkheid of over de overgang van de opvang naar de kleuterschool. Dat betekent niet per se dat een begeleider het antwoord zelf moet kennen. Vooral de uitwisseling van ervaringen tussen ouders is hier van groot belang.

Ouders bereiken

In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om ouders te mobiliseren.

  • Vele tweeverdieners zijn druk in de weer met werk en gezin.
  • Voor andere ouders spreekt het niet vanzelf om naar ouderbijeenkomsten te komen, bv. omdat ze de taal niet helemaal beheersen. Voor hen zal je extra inspanningen moeten leveren. Misschien kunnen andere ouders voor hen vertalen.

Wanneer maar een beperkt aantal ouders naar een activiteit komt, dan wordt dat vaak verkeerd begrepen, namelijk als zouden de ouders niet erg geïnteresseerd zijn.

Tips

Zoek uit wat de ouders zou kunnen boeien en probeer verschillende soorten van oudercontacten uit: praktische hulp, een klusmoment, een meedraaidag, werkgroepen, een multiculturele kookavond, een sinterklaas- of nieuwjaarsfeest, een koffiepraatje, een uitstap, een knutselavond, ...

Iedereen vindt het vanzelfsprekend om moeders aan te spreken of uit te nodigen. Soms worden vaders onbewust vergeten. Het loont de moeite om na te gaan hoe je de vaders actief bij de opvang kan betrekken.

Moeilijke mededelingen

Slecht nieuws brengen is niet eenvoudig en bezorgdheid communiceren is geen evidentie. En om goed te reageren op ontevreden ouders is ook niet makkelijk voor iedereen. Moeilijke mededelingen vormen nu eenmaal deel van je job. Maar een goede voorbereiding helpt.

  • Investeer in een gezonde basis
    • Het is makkelijker om met moeilijkheden om te gaan als je al een goede band met de ouders hebt opgebouwd. Door vanaf het begin te investeren in een open dialoog, ontstaat een vertrouwensrelatie met de ouders. Deze relatie biedt een stevige basis voor moeilijke momenten.
  • Neem de tijd
    • Breng- en haalmomenten zijn niet altijd even ideaal voor een rustig gesprek. De ouder is gehaast en het is op dat moment vaak druk in de opvang. Maak eventueel een afspraak voor een ontmoeting na de opvanguren.
  • Luister en vraag om gehoord te worden
    • Vraag een open gesprek met tijd om te luisteren om ergens dieper op in te gaan.

Deontologie

Door het soort werk dat je doet, wordt je onvermijdelijk geconfronteerd met vertrouwelijke informatie zoals relatieproblemen, medische informatie of financiële zaken.

Informatie over het gezin

Als je al dan niet toevallig over huwelijks- of financiële problemen van een ouder hoort praten, mag je hier niet op ingaan. Omdat er een professionele vertrouwensband tussen ouders en opvang is, is discretie vereist.

Deskundig advies inwinnen

Ouders en kinderen hebben recht op privacy als het om hun persoonlijke levenssfeer gaat. Daarom mag je geen deskundig advies over een kind aan derden vragen zonder dit vooraf met de ouders te overleggen. Algemene informatie vragen zonder de identiteit van het kind prijs te geven kan wel.

Medische informatie doorgeven aan andere ouders

Ga discreet om met informatie over een besmettelijke ziekte van een kind.
Meld, zonder namen te noemen, dat er een besmettelijke ziekte is, zodat de ouders weten dat hun kind eventueel ook besmet zou kunnen zijn. Zo kunnen ze de juiste informatie aan hun arts doorgeven.

Recht op informatie

Ouders hebben het recht om informatie over hun kind te krijgen en te bespreken. Bv. als je in de opvang een ontwikkelingsachterstand bij een kind vermoedt. Zo’n onderwerp is erg delicaat en de boodschap naar de ouders overbrengen vergt een weldoordachte formulering.

Plicht om te helpen

Iedere burger heeft de plicht om personen in nood te helpen. Indien een kind ziek of gewond is, moet je de nodige hulp bieden. Maak je je zorgen over wordt mishandeld of verwaarloos, kan je bij 1712 of een Vertrouwenscentrum Kindermishandeling terecht.