Samenwerken met ouders

Ouders zijn belangrijke partners in je opvang. Door hen leer je hun kind beter kennen en kunnen jullie de aanpak thuis en in de opvang op elkaar afstemmen. Ouders betrekken bij jouw opvang biedt veel voordelen.

• Met het zelfevaluatie-instrument van MeMoQ kan je nagaan hoe jouw opvang omgaat met gezinnen en diversiteit.
• In het pedagogisch raamwerk kan je inspiratie opdoen.
• Bekijk ook de filmpjes over gezinnen en diversiteit.

• Ouders die voor het eerst een opvang bezoeken, zijn benieuwd hoe alles werkt. Sommigen zijn goed voorbereid en weten precies wat ze willen, terwijl anderen niet altijd durven vragen waar ze bezorgd over zijn. Voor wie voor het eerst zwanger is, lijkt alles nog ver weg en onwerkelijk.
• De eerste kennismaking is cruciaal voor de indruk die ouders van de opvang krijgen. Stel ouders op hun gemak door de tijd te nemen en een afspraak te maken op een rustig moment. Veel ouders willen de opvang ook graag in actie zien.
• Tijdens een verkennend bezoek krijgen ouders informatie die hen helpt de opvang te kiezen die het beste bij hen en hun kind past. Welke info kan je geven?
• De kennismaking is een kans om het kind en zijn gezin te leren kennen. Als ouders merken dat de opvang openstaat voor hun gewoonten en rekening houdt met de eigenheid van elk kind, voelen ze zich meteen meer op hun gemak.

• Breng- en haalmomenten
  • Maak tijd voor een babbeltje bij het brengen of ophalen van de kinderen. Ouders vertellen over hoe het thuis gaat en wat hun vragen of zorgen zijn. De begeleider geeft aan hoe het kind in de opvang is, stelt vragen en deelt eventuele zorgen.
  • Is er iets specifieks waar je dieper op wilt ingaan? Maak dan een afspraak met de ouders op een rustig moment.
• Het leefboek
  • In het leefboek staan activiteiten, soms met foto's of tekeningen erbij, zodat ouders een goed beeld krijgen van wat er in de opvang gebeurt. Vaak nemen ouders het boek een dagje mee, bijvoorbeeld om het aan oma en opa te laten zien.
  • In de buitenschoolse opvang kunnen de kinderen zelf de leefboeken knutselen.
• Het heen- en weerschriftje
  • Dit schriftje gaat met het kind mee. Vragen, opmerkingen en bijzonderheden worden zo makkelijk tussen opvang en thuis uitgewisseld.
• WhatsApp, Messenger, ...
  • Je kunt ook via deze weg met ouders communiceren, zowel individueel als in een groep.
  • Vraag vooraf toestemming om foto's te delen, of zorg dat de kinderen onherkenbaar zijn op de foto's.
• Informele ontmoetingen
  • Bij informele bijeenkomsten zoals een sinterklaasfeestje, ontbijt of knutselavond, ontmoeten ouders en begeleiders elkaar op een andere manier en leren ze elkaar beter kennen. Ouders praten met elkaar over hun kinderen, de opvang en opvoeding.
  • Tip: organiseer bijeenkomsten rond veelgestelde vragen, zoals zindelijkheid of de overgang naar de kleuterschool. Het is niet nodig dat een begeleider alle antwoorden heeft. De uitwisseling van ervaringen tussen ouders is het belangrijkste.

In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om ouders te mobiliseren. Wanneer slechts een klein aantal ouders naar een activiteit komt, betekent dit niet altijd dat ze niet geïnteresseerd zijn.

• Veel tweeverdieners zijn druk met werk en gezin. 
• Voor sommige ouders is het niet vanzelfsprekend om naar ouderbijeenkomsten te komen, bijvoorbeeld omdat ze de taal niet volledig beheersen. Voor hen zijn extra inspanningen nodig, zoals vertaling door andere ouders.

• Ontdek wat ouders interesseert en probeer verschillende soorten oudercontacten uit: praktische hulp, een klusmoment, een meedraaidag, werkgroepen, een multiculturele kookavond, een sinterklaas- of nieuwjaarsfeest, een koffiepraatje, een uitstap of een knutselavond.
• Vaders worden soms onbewust vergeten. Het is de moeite waard om te onderzoeken hoe je hen actief bij de opvang kunt betrekken.

Slecht nieuws brengen en bezorgdheid communiceren is niet eenvoudig. Ook goed reageren op ontevreden ouders is voor velen een uitdaging. Moeilijke mededelingen horen nu eenmaal bij je job, maar een goede voorbereiding helpt.

• Investeer in een gezonde basis

Het is makkelijker om met moeilijkheden om te gaan als je al een goede band met de ouders hebt opgebouwd. Door vanaf het begin te investeren in een open dialoog, ontstaat een vertrouwensrelatie die een stevige basis biedt voor moeilijke momenten.

• Neem de tijd

Breng- en haalmomenten zijn vaak niet ideaal voor een rustig gesprek. Ouders zijn gehaast en het is vaak druk in de opvang. Maak eventueel een afspraak na de opvanguren.

• Luister en vraag om gehoord te worden

Vraag om een open gesprek met voldoende tijd om te luisteren en dieper op zaken in te gaan.

Ouderparticipatie betekent ouders actief betrekken bij de opvang. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het draait vooral om een open houding:

• Helder informeren: Zorg dat ouders goed op de hoogte zijn.
• Toegang tot lokalen: Laat ouders in de ruimtes waar hun kinderen verblijven.
• Regelmatig overleg: Bespreek regelmatig hoe het met hun kind gaat, zodat ouders zich betrokken voelen.
  • Dit is vooral belangrijk bij veranderingen, zoals de start van vaste voeding of zindelijkheidstraining.

Ouders moeten met hun bezorgdheden en opmerkingen bij de begeleiding terecht kunnen. Klachten worden correct behandeld, en ouders moeten weten dat ze bij Opgroeien een klacht kunnen indienen als er iets misgaat.

Interessante thema’s om met een groep ouders te bespreken:

• de aankoop van speelgoed
• een uitstap met de kinderen
• de organisatie van een feest
• de herinrichting van de buitenruimte
• de verwelkoming van nieuwe ouders
• de folder of website die de opvang bekendmaakt
• het weekmenu

Het is niet mogelijk om alle ouders op dezelfde manier en evenveel te betrekken, omdat niet alle ouders dezelfde behoeften hebben. Sommige ouders zijn nieuwsgierig naar alles wat er in de opvang gebeurt, terwijl anderen altijd bereid zijn om een handje te helpen. Zelfs bij problemen met de opvang kunnen ouders vaak onverwachte steun bieden.

De meest verregaande vorm van ouderparticipatie is de 'oudercrèche', een opvangvorm waar de ouders de touwtjes helemaal in handen hebben. Zij bepalen voor wie de opvang bestemd is en op welke principes de opvang berust. Deze ouders vangen de kinderen zelf op of nemen de logistieke taken op zich.

Elke organisator moet voor een evaluatie van de werking zorgen, door elk gezin, in de periode dat hun kind opgevangen wordt.

Ouders zijn tevreden als de opvang aan hun verwachtingen voldoet, maar die verwachtingen kunnen per persoon verschillen. Wat voor de ene ouder perfect is, kan voor een andere ouder niet goed genoeg zijn.

Ouders geven niet altijd spontaan aan of ze tevreden zijn. Daarom is het nuttig om naar hun verwachtingen en tevredenheid te peilen, bijvoorbeeld via een gesprek, vragenlijst of poll.

Mogelijke vragen

• Wat zijn de ervaringen van de ouders?
• Wat waarderen ze wel, wat niet?
• Welke vragen hebben ze?
• Maken ze zich zorgen over iets?
• Hebben ze opmerkingen?
• Zijn ze het niet eens met sommige aspecten? 

De vragen kunnen gaan over alles wat bij de opvang komt kijken: de infrastructuur, de buitenspeelruimte, het speelgoed, de veiligheid, de maaltijden, de verzorging, het slapen, de begeleiding, de pedagogische aanpak, het contact met de ouders, de openingstijden, enz. 

De begeleider of verantwoordelijke luistert eerst naar de ouders voordat die zelf iets ter sprake brengt.

• Met een vragenlijst kan je een bepaalde ‘score’ berekenen.
• Je krijgt op korte tijd een heleboel meningen. 
• Ouders kunnen thuis rustig nadenken over hun antwoorden. 
• Na meerdere jaren onderzoek zijn evoluties waarneembaar.  

• Ouders scoren vaak positief, daarom geven anonieme vragenlijsten vaak een eerlijker resultaat.
• Als je iets niet vraagt, krijg je geen reactie. Voeg daarom ook enkele open vragen toe waar ouders hun opmerkingen kwijt kunnen.
• Het is niet altijd duidelijk of alle aspecten in de vragenlijst voor ouders belangrijk zijn.
• Schriftelijke enquêtes zijn niet geschikt voor laaggeschoolde ouders en anderstaligen.

• Maak de resultaten bekend. Ouders investeren tijd in het beantwoorden van vragen. Door hen te informeren, weten ze dat er iets met de resultaten gebeurt. Dit verhoogt hun tevredenheid en bereidheid om in de toekomst opnieuw mee te werken.
• Bevraag ook de medewerkers. Hoe tevreden zijn zij? Wat gaat er goed volgens hen en wat zouden zij bijsturen?

Een klacht is een uiting van ontevredenheid over een aspect van de werking. Als een gesprek tussen de klager en de opvang de ontevredenheid niet wegneemt, start je de klachtenprocedure. Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend door iedereen: ouders, grootouders, buren, enz.

Negatieve feedback is niet prettig, maar het is belangrijk dat dit op een goede manier wordt geventileerd. Bovendien kun je er vaak iets van leren, waardoor je beter wordt in je werk.

Elke opvang moet een procedure voor klachtenbehandeling hebben. Een klachtenprocedure bevat:

1. een ontvangstmelding
2. een onderzoek 
3. een schriftelijke mededeling van het resultaat aan de klager
4. hoe de klachtopvolging aan de gezinnen transparant wordt gemaakt

Een klachtenprocedure vermeldt ook binnen welke termijn elk van deze 3 stappen moet plaatsvinden. 

Je registreert elke klacht met:

• een omschrijving of samenvatting van de klacht 
• het resultaat van de klachtenbehandeling in termen van gegrond, ongegrond of onduidelijk.

• Zorg dat ouders hun negatieve feedback kunnen geven via een eenvoudige klachtenprocedure. Het is belangrijk dat ouders het gevoel hebben dat ze bij jou terecht kunnen. Als negatieve gevoelens zich opstapelen, kunnen kleine opmerkingen uitgroeien tot grote problemen.
• Bekijk elke klacht als een kans. Klachten zijn waardevol omdat ze je de kans geven om je opvang te verbeteren.
• Ga open en positief met klachten om. Het belangrijkste is dat je open kaart speelt. Praat over de problemen en probeer samen een oplossing te vinden. Als iets niet kan veranderen, leg duidelijk uit waarom.

Dit zijn de principes die je bij echtscheiding en nieuw samengestelde gezinnen kan toepassen.

• Zolang ouders samenwonen of gehuwd zijn, hebben ze beiden ouderlijk gezag. Bij een echtscheiding behouden ze dit gezag, wat betekent dat belangrijke beslissingen over het kind samen moeten worden genomen. 
  • Alleen in uitzonderlijke gevallen kent de rechter het gezag exclusief aan één ouder toe.
• Elke ouder, zelfs zonder ouderlijk gezag, heeft recht op contact met het kind, behalve in uitzonderlijke omstandigheden.
• De verblijfsregeling kan 
  • onderling worden overeengekomen
  • gebaseerd zijn op een feitelijke situatie
  • gebaseerd zijn op een rechterlijke beslissing.

Als een ouder verzoekt het kind niet mee te geven aan de andere ouder, controleer dan of er een rechterlijke uitspraak met een verblijfs- of omgangsregeling is.

• Als zo’n regeling bestaat, mag de andere ouder het kind alleen ophalen op de de momenten waarop het kind bij haar of hem verblijft of wanneer de ouder omgangsrecht heeft.
• Zonder rechterlijke uitspraak staan beide ouders op gelijke voet. De opvang kan het kind niet weigeren aan de andere ouder mee te geven. Wel kunnen praktische afspraken worden gemaakt, zoals contact opnemen met de ene ouder als de andere ouder het kind onverwacht komt ophalen.
• Voor het aanvechten van de regeling moet de ouder naar de rechtbank. De kinderopvang volgt de rechterlijke uitspraak totdat er een nieuwe regeling in een nieuw vonnis is vastgelegd.

• Bij co-ouderschap, wanneer beide ouders gebruik maken van je opvang, maak je twee schriftelijke overeenkomsten voor het kind: één voor elke ouder. Deze overeenkomsten kunnen verschillende opvangplannen en prijzen bevatten.
• Zorg ervoor dat specifieke aandachtspunten, zoals gezondheid of omgang met het kind, in de inlichtingenfiche op elkaar afgestemd zijn.

• Als kinderen afwisselend bij gezin A en B verblijven en beide gezinnen gebruikmaken van het inkomenstarief, zijn er twee attesten nodig: één voor gezin A en één voor gezin B.
• Gaan ouders apart wonen nadat ze al samen opvang met inkomenstarief gebruikten? Dan past de ene ouder het attest aan via een herberekening in Mijn Kind en Gezin, terwijl de andere ouder een nieuw attest aanvraagt.

• In deze documenten staat heel wat nuttige info over:
  • de schriftelijke overeenkomst en het huishoudelijk reglement
  • het aanwezigheidsregister en de inlichtingenfiche
• Alles informatie over attesten inkomenstarief
• Meer info over het fiscaal attest voor de aftrek van kinderopvang voor ouders