Samenwerken met ouders

De ouders zijn belangrijke partners in je opvang. Via hen leer je hun kind beter kennen en kunnen jullie de aanpak thuis en die in de opvang op elkaar afstemmen. Ouders bij jouw opvang betrekken heeft heel wat voordelen.

• Met het zelfevaluatie-instrument van MeMoQ kan je nagaan hoe jouw opvang omgaat met gezinnen en diversiteit.
• In het pedagogisch raamwerk kan je inspiratie opdoen.
• Bekijk ook de filmpjes over gezinnen en diversiteit.

• Ouders die voor het eerst een opvang bezoeken, zijn benieuwd hoe het er aan toe gaat. Sommige ouders zijn goed voorbereid en weten precies wat ze willen, andere durven niet altijd de vragen stellen waar ze mee zitten. Wanneer iemand voor het eerst zwanger is, lijkt het allemaal nog ver weg en onwezenlijk.
• De eerste kennismaking bepaalt de eerste indruk die ouders van de opvang krijgen. Je kan de ouders op hun gemak stellen door de tijd te nemen. Maak een afspraak op een rustig moment. Daarnaast willen de meeste ouders de opvang ook eens in werking zien.
• Via de informatie die ze bij een verkennend bezoek krijgen, kiezen de ouders de opvang die het best bij hen en hun kind past. Welke info kan je geven?
• De kennismaking is meteen een eerste gelegenheid om het kind, zijn gezin en hun gebruiken te leren kennen. Wanneer ouders voelen dat de opvang openstaat voor hun gewoonten en rekening houdt met de eigenheid van elk kind, zullen ze zich al wat geruster voelen.

• Breng- en haalmomenten
  • Maak tijd voor een babbeltje bij het brengen of afhalen van de kindjes.
    De ouders vertellen hoe het kind het thuis maakt en wat hun vragen of bezorgdheden zijn. De begeleider vertelt hoe het kind in de opvang is, stelt op zijn beurt eventueel vragen of uit zijn of haar bezorgdheid. 
  • Is er een bijzonder aandachtspunt waar je ongestoord dieper op wil ingaan? Maak een afspraak met de ouders op een rustig moment.
• Het leefboek
  • In het leefboek staan de activiteiten, soms geïllustreerd met foto’s of tekeningen. Het geeft de ouders een beeld van wat er overdag in de opvang te beleven valt. Vaak nemen de ouders het boek een dagje mee, bv. om het eens aan oma en opa te laten zien. 
  • In de buitenschoolse opvang kunnen de kinderen zelf de leefboeken in elkaar steken.
• Het heen- en weerschriftje
  • Dit schriftje gaat met het kind mee. Vragen, opmerkingen en bijzonderheden gaan zo van de opvang naar huis en andersom. 
• WhatsApp, Messenger, ...
  • Je kan met ouders ook via deze weg communiceren, individueel of via een groep.
  • Vraag op voorhand de toestemming van de ouders om hierin foto's te delen of zorg voor privacyvriendelijke foto's waarop de kinderen niet herkenbaar zijn.
• Informele ontmoetingen
  • Een sinterklaasfeestje, een ontbijt, een knutselavond: op deze informele bijeenkomsten kunnen ouders en begeleiders elkaar op een andere manier ontmoeten en beter leren kennen. Ouders zien er andere ouders, vertellen over hun kinderen, praten over de opvang en over opvoeden.
  • Tip: organiseer bijeenkomsten rond veelgestelde vragen, zoals over zindelijkheid of over de overgang van de opvang naar de kleuterschool. Dat betekent niet per se dat een begeleider het antwoord zelf moet kennen. Vooral de uitwisseling van ervaringen tussen ouders is hier van groot belang.

In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om ouders te mobiliseren.

• Vele tweeverdieners zijn druk in de weer met werk en gezin.
• Voor andere ouders spreekt het niet vanzelf om naar ouderbijeenkomsten te komen, bv. omdat ze de taal niet helemaal beheersen. Voor hen zal je extra inspanningen moeten leveren. Misschien kunnen andere ouders voor hen vertalen.

Wanneer maar een beperkt aantal ouders naar een activiteit komt, dan wordt dat vaak verkeerd begrepen, namelijk als zouden de ouders niet erg geïnteresseerd zijn.

• Zoek uit wat de ouders zou kunnen boeien en probeer verschillende soorten van oudercontacten uit: praktische hulp, een klusmoment, een meedraaidag, werkgroepen, een multiculturele kookavond, een sinterklaas- of nieuwjaarsfeest, een koffiepraatje, een uitstap, een knutselavond ...
• Iedereen vindt het vanzelfsprekend om moeders aan te spreken of uit te nodigen. Soms worden vaders onbewust vergeten. Het loont de moeite om na te gaan hoe je de vaders actief bij de opvang kan betrekken.

Slecht nieuws brengen is niet eenvoudig en bezorgdheid communiceren is geen evidentie. En om goed te reageren op ontevreden ouders is ook niet makkelijk voor iedereen. Moeilijke mededelingen vormen nu eenmaal deel van je job. Maar een goede voorbereiding helpt.

• Investeer in een gezonde basis
  • Het is makkelijker om met moeilijkheden om te gaan als je al een goede band met de ouders hebt opgebouwd. Door vanaf het begin te investeren in een open dialoog, ontstaat een vertrouwensrelatie met de ouders. Deze relatie biedt een stevige basis voor moeilijke momenten.
• Neem de tijd
  • Breng- en haalmomenten zijn niet altijd even ideaal voor een rustig gesprek. De ouder is gehaast en het is op dat moment vaak druk in de opvang. Maak eventueel een afspraak voor een ontmoeting na de opvanguren.
• Luister en vraag om gehoord te worden
  • Vraag een open gesprek met tijd om te luisteren om ergens dieper op in te gaan.

Ouderparticipatie is het actief betrekken van ouders bij de opvang. Ouderparticipatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het is in de eerste plaats een houding:

• Ouders helder informeren.
• Ouders hebben toegang tot de lokalen waar de kinderen verblijven.
• Geregeld overleg over een kind. Zo voelen ouders zich betrokken.
  • Dit is zeker belangrijk wanneer er veranderingen zijn, bv. bij de start van vaste voeding of zindelijkheidstraining.
• Ouders kunnen bij de begeleiding terecht met hun bezorgdheden en opmerkingen. Klachten worden correct behandeld. Ouders moeten weten dat ze bij Opgroeien een klacht kunnen indienen als het fout loopt.

Interessante thema’s om met een groep ouders te bespreken:

• de aankoop van speelgoed
• een uitstap met de kinderen
• de organisatie van een feest
• de herinrichting van de buitenruimte
• het uitwerken van de verwelkoming van nieuwe ouders
• de folder die de opvang bekendmaakt
• het weekmenu

Alle ouders op dezelfde manier en evenveel betrekken is niet mogelijk. Niet alle ouders hebben daar behoefte aan. Sommige ouders zijn nieuwsgierig naar alles wat er in de opvang gebeurt. Weer andere ouders zijn altijd bereid om een handje te helpen. Ook bij problemen met de opvang, kunnen ouders vaak een onverwachte steun zijn.
 

De meest verregaande vorm van ouderparticipatie is de 'oudercrèche', een opvangvorm waar de ouders de touwtjes helemaal in handen hebben. Zij bepalen voor wie de opvang bestemd is en op welke principes de opvang berust. Deze ouders vangen de kinderen zelf op of nemen de logistieke taken op zich

Elke organisator moet voor een evaluatie van de werking en tevredenheid zorgen, door elk gezin, in de periode dat hun kind opgevangen wordt.

Ouders zijn tevreden als de opvang aan hun verwachtingen voldoet. Tevredenheid kan binnen één opvang verschillen van persoon tot persoon. Wat voor de ene ouder perfect is, is voor een andere ouder niet goed.

Ouders vertellen niet altijd spontaan of ze al dan niet tevreden zijn. Daarom kan het nuttig zijn om vanuit de opvang bij de ouders te peilen naar hun verwachtingen en tevredenheid. Dit kan via een gesprek of door middel van een vragenlijst of poll.

Mogelijke vragen

• Wat zijn de ervaringen van de ouders?
• Wat waarderen ze wel, wat niet?
• Wat zijn hun vragen?
• Maken ze zich zorgen over iets?
• Hebben ze opmerkingen?
• Zijn ze het niet eens met sommige aspecten? 

De vragen kunnen gaan over alles wat bij de opvang komt kijken: de infrastructuur, de buitenspeelruimte, het speelgoed, de veiligheid, de maaltijden, de verzorging, het slapen, de begeleiding, de pedagogische aanpak, het contact met de ouders, de openingstijden, enz. 

De begeleider luistert eerst naar de ouders voordat hij of zij zelf bepaalde dingen ter sprake brengt.

• Het werkt op een gestructureerde manier, zodat het een bepaalde ‘score’ kan berekenen.
• Je krijgt op korte tijd een heleboel meningen. 
• Ouders kunnen thuis rustig nadenken over hun antwoorden. 
• Na meerdere jaren onderzoek zijn evoluties waarneembaar.  

• Ouders hebben de neiging om altijd tevreden te scoren. Daarom geven anonieme vragenlijsten vaak een 'eerlijker' resultaat. 
• Als je iets niet vraagt, krijg je er geen reactie op. Voorzie dus ook enkele 'open' vragen waar ouders vragen of opmerkingen kwijt kunnen.
• Het is niet duidelijk of al de aspecten die in de vragenlijst ook voor de ouders belangrijk zijn. 
• Schriftelijke enquêtes zijn niet geschikt voor laaggeschoolde ouders en anderstaligen.  

• Maak de resultaten bekend. Ouders investeren tijd in het beantwoorden van de vragen. Als ze geïnformeerd worden, weten ze dat er werkelijk iets gebeurt met de resultaten. Dit verhoogt hun tevredenheid en hun bereidheid om in de toekomst opnieuw mee te werken.
• Bevraag ook de medewerkers. Hoe tevreden zijn zij? Wat gaat er goed volgens hen en wat zouden zij bijsturen?

Een klacht is een uiting van ontevredenheid over een aspect van de werking. Wanneer een gesprek tussen de klager en de opvang de ontevredenheid niet weggenomen heeft, start je je klachtenprocedure op. Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk geformuleerd worden. Iedereen kan een klacht indienen: ouders, grootouders, buren ... 

Negatieve feedback is niet fijn, maar het is belangrijk dat dit op een goede manier geventileerd wordt. Bovendien kan je er vaak iets uit leren. En zo word jij ook beter in jouw job. 

Elke opvang moet een procedure voor klachtenbehandeling hebben. Een klachtenprocedure bevat:

1. een ontvangstmelding
2. een onderzoek
3. een schriftelijke mededeling van het resultaat aan de klager.

Een klachtenprocedure vermeldt ook binnen welke termijn elk van deze 3 stappen moet plaatsvinden. 

Je registreert elke klacht met:

• een omschrijving of samenvatting van de klacht 
• het resultaat van de klachtenbehandeling in termen van gegrond, ongegrond of onduidelijk 

• Zorg dat ouders hun negatieve feedback kunnen geven via een eenvoudige klachtenprocedure. Het is heel erg belangrijk dat ouders het gevoel hebben dat ze bij jou terecht kunnen. Van zodra negatieve gevoelens zich beginnen opstapelen, kunnen kleine opmerkingen uitgroeien tot grote problemen.
• Bekijk iedere klacht als een opportuniteit. Klachten zijn waardevol voor jou, omdat ze je de kans geven om je opvang te verbeteren. 
• Ga open en positief met klachten om. Het belangrijkste is dat je open kaart speelt. Praat over de problemen en probeer samen een oplossing te vinden. En als iets niet kan veranderen, zorg er dan voor dat je ouders begrijpen waarom dat zo is. 

Kinderen van gescheiden ouders vormen geen uitzondering. Dit zijn de principes die je bij echtscheiding en nieuw samengestelde gezinnen kan toepassen.

• Zolang de ouders samenwonen of gehuwd zijn, hebben ze beiden het ouderlijk gezag. Bij een echtscheiding behouden ze dit ouderlijke gezag. Dat heeft tot gevolg dat belangrijke beslissingen over het kind door beide ouders samen moeten worden genomen. Alleen in uitzonderlijke omstandigheden kent de rechter het ouderlijke gezag exclusief aan één ouder toe.
• Elke ouder, zelfs als die geen ouderlijk gezag heeft, behoudt het recht op contact met zijn kind, behalve in uitzonderlijke omstandigheden.
• De verblijfsregeling kan door de ouders onderling overeengekomen zijn, steunen op een feitelijke situatie of op een rechterlijke beslissing.

Als een ouder uitdrukkelijk verzoekt het kind niet mee te geven aan de andere ouder, ga dan na of er een rechterlijke uitspraak met een verblijfs- of omgangsregeling is.

• Als er zo’n regeling is, dan mag de andere ouder het kind alleen ophalen op de momenten waarop het kind bij haar of hem verblijft of wanneer de ouder omgangsrecht heeft.
• Zonder rechterlijke uitspraak met een verblijfs- of omgangsregeling, staan beide ouders op gelijke voet. De opvang kan niet weigeren het kind aan de andere ouder mee te geven. Je kan wel praktische afspraken maken, bv. dat je contact opneemt met de ene ouder als de andere ouder het kind onverwacht komt ophalen.
• Voor het aanvechten van de regeling moet de ouder zich tot de rechtbank wenden. De kinderopvang volgt de rechterlijke uitspraak totdat er eventueel een andere regeling in een nieuw vonnis is vastgelegd. 

• Als er co-ouderschap is en je biedt opvang aan het kind op de dagen dat het kind in gezin A verblijft en op de dagen dat het kind in gezin B verblijft, dan maak je 2 schriftelijke overeenkomsten voor dit kind. Deze overeenkomsten kunnen een verschillend opvangplan bevatten, een andere prijs voor de opvang ...
• Als er 2 overeenkomsten zijn voor 1 kind, dan is het aangewezen dat specifieke aandachtspunten (bv. over de gezondheid of de omgang met het kind) in de inlichtingenfiche van het kind op elkaar afgestemd zijn.

• Verblijven de kinderen afwisselend bij gezin A en B en maken beiden gebruik van inkomenstarief, dan zijn er twee attesten inkomenstarief nodig: één vanuit de situatie van gezin A en één vanuit de situatie van gezin B.
• Gaan ouders apart wonen nadat ze al samen opvang met inkomenstarief gebruikten? De ene ouder past het attest aan door een herberekening via Mijn Kind en Gezin. De andere ouder vraagt een nieuw attest inkomenstarief aan.

• In deze documenten staat heel wat nuttige info over:
  • de schriftelijke overeenkomst en het huishoudelijk reglement
  • het aanwezigheidsregister en de inlichtingenfiche

• Alles informatie over attesten inkomenstarief

• Meer info over het fiscaal attest voor de aftrek van kinderopvang voor ouders