Stappenplan lokaal bestuur

Dit stappenplan is van toepassing als een opvanglocatie op het grondgebied van jouw gemeente gesloten wordt door een schorsing of opheffing van de vergunning door het agentschap Opgroeien. Deze maatregel kan het gevolg zijn van een lang voortraject waarin tekorten niet opgelost geraken. Maar het kan evengoed volgen op een incident of gevaarsituatie die aan Opgroeien gesignaleerd is en waar de sluiting wordt opgelegd uit voorzorg omwille van de veiligheid van de kinderen. 

Het gevolg is dat ouders die gebruik (zullen) maken van die opvanglocatie een heleboel vragen hebben, bijvoorbeeld over:

• de inhoud van de beslissing, 
• de eventuele impact op hun kind van wat er gebeurd is in de opvang,
• een definitief of tijdelijk opvangalternatief. 

Opgroeien beschouwt de lokale besturen en de Lokale Loketten Kinderopvang als zeer belangrijke partners om het hoofd te bieden aan deze situaties en in het bijzonder bij het zoeken naar een opvangalternatief. Dit stappenplan wil jou de nodige achtergrondinfo en handvaten aanreiken om goed voorbereid aan deze opdracht te beginnen. 

Hieronder vind je:

1. meer informatie over wie welke rol speelt in die situatie en wat precies verwacht wordt van het lokaal bestuur en het Lokaal Loket Kinderopvang;
2. een overzicht van de concrete stappen die je moet zetten.
    

De sluiting van een opvanglocatie plaatst ouders en hun kinderen plots in een crisissituatie. In de communicatie voor en ondersteuning van ouders, spelen heel wat actoren een belangrijke rol. Voor jou als lokaal bestuur is het belangrijk om goed zicht te hebben op wie welke rol speelt in zo’n crisissituatie. 

Vanuit Opgroeien zijn er twee communicatieprocessen bij de sluiting van een kinderopvang. 

1. Communicatie / proces naar ouders
   Hoofddoel: nazorg en informeren
2. Communicatie / proces naar lokale besturen en Lokale Loketten
   Hoofddoel: aanbieden van alternatieve kinderopvang voor ouders

Het is de verantwoordelijkheid van de organisator en van Opgroeien om ouders op de hoogte te brengen van de beslissing en deze te duiden, niet van het lokaal bestuur.

Opgroeien zal meestal (zeker bij een beslissing om dringende noodzakelijkheid) een toelichtingsmoment voor ouders organiseren zo snel mogelijk na de communicatie aan ouders. De intersectorale medewerker uit het lokale team van Opgroeien bekijkt in overleg met het lokaal bestuur en het Lokaal Loket Kinderopvang hoe je kan bijdragen aan deze toelichting.

Als de beslissing het gevolg is van problemen op het vlak van pedagogisch handelen of van eenongeval of overlijden in de opvang, zal de psychopedagoog - samen met de andere collega's van het lokaal team Kind en Gezin - ouders ondersteunen bij hun vragen en zorgen.

Naast de vele vragen die ouders hebben over de beslissing, zullen ze ook nood hebben aan een alternatief voor de opvang van hun kind. Hier heb jij als lokaal bestuur een belangrijke taak, vanuit je regierol op vlak van het lokale gezinsbeleid.

In de praktijk zal het alles behalve eenvoudig zijn om ouders op korte termijn een alternatief aan te bieden in de bestaande opvanglocaties. Maar van lokale besturen wordt verwacht al het nodige te doen om bij te dragen aan een snelle oplossing voor ouders. Je doet dit samen met jouw Lokaal Loket Kinderopvang en in nauw overleg met de opvang, in de eerste plaats binnen de eigen gemeente, maar indien nodig ook met de Loketten en de opvang in aangrenzende gemeenten.

Als lokaal bestuur is het jouw taak om:

• de opvangnoden van gezinnen door de schorsing of opheffing van de vergunning van de kinderopvang van hun baby of peuter te bundelen, registreren en analyseren. Ook gezinnen met een geschreven overeenkomst voor deze opvang, maar waarvoor de opvang nog niet gestart is, komen in aanmerking. Uiteraard kan je bij het toewijzen van plaatsen voorrang geven aan gezinnen die al in de opvang zitten.
• te bekijken of het huidige vergunde aanbod volstaat voor de opvangnood van deze ouders. Als het nodig blijkt om bijkomende capaciteit te organiseren, neem dan het initiatief om organisatoren samen te brengen en met hen te bespreken welke mogelijkheden er zijn om tijdelijke noodopvang te organiseren. Hiervoor zijn afzonderlijke subsidies beschikbaar. Voor meer info: zie website

Als duidelijk is welke opvanglocatie(s) er komen als tijdelijke vervangcapaciteit, leidt het Lokaal Loket ouders zo goed mogelijk toe naar deze opvanglocatie.

De organisator heeft het recht om de beslissing van Opgroeien aan te vechten en een bezwaar in te dienen. Bij een ontvankelijk bezwaar kan de opvang in afwachting terug kinderen opvangen, tenzij het gaat om een sluiting wegens dringende noodzakelijkheid. Na afhandeling van het bezwaar wordt de beslissing dan ofwel bevestigd ofwel ingetrokken. Je wordt hierover op de hoogte gehouden door klantenbeheer.

Als lokaal bestuur word je mondeling op de hoogte gebracht van de beslissing tot sluiting. Hiertoe neemt de intersectorale medewerker contact op met zowel de politieke (burgemeester en/of schepen) als ambtelijke aanspreekpersoon (verantwoordelijke regierol kinderopvang). Opgroeien streeft ernaar dit te doen minstens 1 dag voordat de organisator en ouders geïnformeerd worden. Bij een beslissing omwille van dringende noodzakelijkheid zal dit niet altijd mogelijk zijn.

Ouders vernemen de beslissing rechtstreeks van de organisator en van Opgroeien. In de communicatie van Opgroeien staan de contactgegevens van het Lokaal Loket of het afgesproken contactpunt met de aanbeveling om zich daar te melden. Omwille van privacy kan Opgroeien het Loket de contactgegevens van de gedupeerde ouders niet geven. Als lokaal bestuur ontvang je zelf ook een schriftelijke bevestiging van de beslissing, na de communicatie aan de ouders.

De intersectorale medewerker zal in dit eerste contact:

• Informatie geven over de concrete omstandigheden van de beslissing
  • • de aard en duur van de maatregel. Is het een beslissing tot schorsing van de vergunning of tot opheffing van de vergunning van de opvanglocatie? Naargelang de situatie gaat dit over een definitieve of tijdelijke situatie.
    • de ligging van de opvanglocatie. Welke wijk? Dichtbij aangrenzende gemeenten?
    • het type opvanglocatie. Gezinsopvang- of groepsopvang? IKT-opvang, IKT-mix of volledig met vrije prijs?
    • de capaciteit van de opvanglocatie. Om hoeveel vergunde plaatsen gaat het? Om hoeveel ouders gaat het? Hoeveel ouders kregen in de toekomst een plaats toegewezen?
• ervoor zorgen dat jouw contactgegevens correct gecommuniceerd worden aan ouders
• afspraken maken met jou over je bereikbaarheid (zeker op de dag van de beslissing en het toelichtingsmoment) en over de aanpak en inhoud van het toelichtingsmoment

De burgemeester zal na de schriftelijke communicatie aan de organisator ook schriftelijk worden verwittigd. Het Lokaal Loket Kinderopvang ontvangt een kopie van de schriftelijke communicatie aan de ouders.

• Breng - samen met het Lokaal Loket Kinderopvang - zo goed mogelijk in kaart wat de vraag en het profiel is van de ouders die nood hebben aan opvang. Welk opvangplan? Kunnen de ouders vrije prijs betalen? Binnen welke afstand is er opvang nodig?
• Informeer ook het Lokaal Loket van de aangrenzende gemeenten en stem samen een aanpak af.
• Spreek af met het Lokaal Loket Kinderopvang of deze vragen mee geregistreerd worden in het reguliere digitale kanaal.
• Ga in overleg met de opvanginitiatieven en bekijk in de eerste plaats of er nog ruimte is binnen de vergunde opvangcapaciteit. Spreek ook af met de opvanginitiatieven op welke manier je de vragen van ouders doorgeeft. Vele loketten hebben een afgesproken procedure voor dringende opvangvragen die hier ook kan toegepast worden.
• Rekening houdend met de vraag van de gezinnen, de capaciteit van de gesloten opvanglocatie, de aard van de maatregel en de nog beschikbare opvangcapaciteit, maak je een inschatting of er al dan niet nood is aan tijdelijke vervangcapaciteit.
• Indien tijdelijke vervangcapaciteit nodig is: bekijk welke infrastructuur beschikbaar is. Zijn er eventueel scholen of locaties buitenschoolse opvang die mogelijkheden hebben? Doe een oproep aan organisatoren van vergunde kinderopvang: wie bereid is om de organisatie van deze tijdelijke opvang op zich te nemen. Organisatoren kunnen zich ook engageren om in hun bestaande locatie een paar plaatsen vervangcapaciteit aan te bieden (voor zover ze aan de werkingsvoorwaarden blijven beantwoorden).
• Informeer de opvangvoorzieningen dat ze pas kinderen mogen opvangen in vervangcapaciteit als ze hiervoor de formele toestemming vanuit Opgroeien gekregen hebben. Als men toch al kinderen opvangt vóór de toestemming, is er geen garantie op subsidie.
• Voor de aanvraag van subsidie voor tijdelijke vervangcapaciteit: alle stappen en info vind je in de procedure.
• Volg de situatie op de voet en houd nauw contact zowel met de gedupeerde ouders die een vraag hebben, als met de opvanglocaties. De intersectorale medewerker is jouw lokale aanspreekpersoon en zorgt ervoor dat je op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen in het dossier.
• Maak gebruik van je netwerk Huis van het Kind om andere ondersteuningsnoden van ouders mee op te nemen.

• Voor ouders: Kind en Gezin-Lijn tel 078 150 100. Elke werkdag bereikbaar van 8 tot 20 uur.
• Voor lokaal bestuur en Lokaal Loket: intersectorale medewerkers: contactgegevens intersectorale medewerkers
• Voor organisatoren: de klantenbeheerder KO

Opgelet! Vragen over tijdelijke vervangcapaciteit van zowel lokale besturen als organisatoren: ko.vervangcapaciteit@opgroeien.be.

Neen, dit is niet mogelijk omwille van privacy. Opgroeien kan er wel voor zorgen dat ouders maximaal worden toegeleid naar de lokale hulplijnen. Eventueel kan Opgroeien ook specifieke aankondigingen of uitnodigingen van het lokaal bestuur verspreiden naar de getroffen ouders.

Op dit moment kunnen we geen overzicht geven. Wat wel mogelijk is, is het opvragen van inspectieverslagen via passieve openbaarheid van bestuur.

Vanaf 19 december zal Zorginspectie ook proactief inspectierapporten online publiceren. In het voorjaar van 2023 komt op de website van Opgroeien één plaats die leidt naar alle info rond actieve openbaarheid. Het gaat over de inspectierapporten en de opvolging hiervan door Opgroeien, én over de handhavingsrapporten en eventuele meldingen die aanleiding gaven tot de handhaving.

Opgroeien zal bij een nakende schorsing of sluiting, vooraf (ongeveer 1 dag) contact opnemen met het lokaal bestuur zodat men de tijd krijgt om zich voor te bereiden.