Documenten voor ouders en kinderen

Als vergunde kinderopvang heb je een aantal documenten nodig. Ze zijn belangrijk voor de veiligheid van je opvang en dragen bij tot goede communicatie met ouders.

Ga snel naar

    Het aanwezigheidsregister en de inlichtingenfiche

    In het aanwezigheidsregister registreer je de aankomst en het vertrek van elk kind. Dit wordt bevestigd door de ouders (dagelijks, wekelijks ...) 

    • Het is belangrijk dat de aanwezigheidslijst op elk moment van de dag een reëel beeld geeft van welke kinderen aanwezig zijn. Registreer de kinderen onmiddellijk bij aankomst en vertrek. Dit mag niet vooraf of achteraf gebeuren. 
    • Vul ook de eigen aanwezige kinderen in op deze lijst. 

    In de inlichtingenfiche staat alle informatie over het kind. Bv. wie haalt het kind af? Wie contacteer je bij ziekte? Info over allergieën ... 

    • Zorg dat je inlichtingenfiche vanaf de eerste opvangdag volledig is en hou ze binnen handbereik. Zo ben je voorbereid als je een ouder of de huisarts moet contacteren of wanneer iemand die je nog niet ontmoet hebt, het kindje komt ophalen. 
    • Laat ouders ze regelmatig nakijken. Heel wat dingen veranderen snel en je wil zo actueel mogelijke informatie, zodat je altijd gepast kan reageren.

    Het huishoudelijk reglement en de schriftelijke overeenkomst

    In het huishoudelijk reglementbundel je info en regels en informatie over jouw opvang die gelden voor alle ouders. Bv. de contactgegevens, de prijs, je beleid rond ziekte ... 

    • Je laat het huishoudelijk reglement voor ontvangst en kennisneming tekenen door de contracthouder (meestal een ouder).
    • Zorg ervoor dat het reglement beschikbaar is voor elke geïnteresseerde. Je kan het bv. op je website plaatsen of het op vraag van iemand ter beschikking stellen.

    De schriftelijke overeenkomst is het contract dat je afsluit met de ouders voor de opvang van hun kind, het regelt de rechten en plichten van beide partijen. Bv. de prijs die het gezin betaalt, hoe vaak en wanneer het kind zal komen ... De afspraken in het contract kunnen verschillen per gezin. 

    • Je laat de schriftelijke overeenkomst tekenen voor akkoord.