Documenten voor ouders en kinderen

Als vergunde kinderopvang heb je een aantal documenten nodig. Ze zijn belangrijk voor de veiligheid van je opvang en dragen bij tot goede communicatie met ouders.

In het aanwezigheidsregister registreer je de aankomst en het vertrek van elk kind. Dit wordt bevestigd door de ouders (dagelijks, wekelijks ...) 

• Het is belangrijk dat de aanwezigheidslijst op elk moment van de dag een reëel beeld geeft van welke kinderen aanwezig zijn. Registreer de kinderen onmiddellijk bij aankomst en vertrek. Dit mag niet vooraf of achteraf gebeuren. 
• Vul ook de eigen aanwezige kinderen in op deze lijst. 

In de inlichtingenfiche staat alle informatie over het kind. Bv. wie haalt het kind af? Wie contacteer je bij ziekte? Info over allergieën ... 

• Zorg dat je inlichtingenfiche vanaf de eerste opvangdag volledig is en hou ze binnen handbereik. Zo ben je voorbereid als je een ouder of de huisarts moet contacteren of wanneer iemand die je nog niet ontmoet hebt, het kindje komt ophalen. 
• Laat ouders ze regelmatig nakijken. Heel wat dingen veranderen snel en je wil zo actueel mogelijke informatie, zodat je altijd gepast kan reageren.

In het huishoudelijk reglement bundel je info en regels en informatie over jouw opvang die gelden voor alle ouders. Bv. de contactgegevens, de prijs, je beleid rond ziekte ... 

• Je laat het huishoudelijk reglement voor ontvangst en kennisneming tekenen door de contracthouder (meestal een ouder).
• Zorg ervoor dat het reglement beschikbaar is voor elke geïnteresseerde. Je kan het bv. op je website plaatsen of het op vraag van iemand ter beschikking stellen.

De schriftelijke overeenkomst is het contract dat je afsluit met de ouders voor de opvang van hun kind, het regelt de rechten en plichten van beide partijen. Bv. de prijs die het gezin betaalt, hoe vaak en wanneer het kind zal komen ... De afspraken in het contract kunnen verschillen per gezin. 

• Je laat de schriftelijke overeenkomst tekenen voor akkoord.

De opvanginstellingen moeten voor alle activiteiten die sinds 27 januari 2022 worden georganiseerd, gebruikmaken van een verplicht modelattest. Dit attest wordt vanaf 2023 niet meer bezorgd via Opgroeien maar kan je downloaden via de website van FOD Financiën.